Organizarea unui eveniment corporate este presărată cu multe provocări, iar pe lângă asta, totul trebuie planificat cu o atenție deosebită la detalii, dacă vrei ca totul să iasă perfect atât pentru colegi, cât și pentru imaginea companiei. Fie că evenimentul este destinat angajaților sau clienților, unele lucruri nu trebuie neglijate, ba din contră, trebuie tratate cu multă seriozitate. Care sunt 5 cele mai importante aspecte la care e bine să fii atent în organizarea unui eveniment corporate, te invităm să afli în continuare citind articolul nostru.
De la alegerea sălii, la setarea meniului, la crearea invitațiilor și până la atențiile pe care le oferi la plecare, întregul eveniment trebuie să se lege de un concept bine definit care să omogenizeze întreaga petrecere. Așadar, pe primul loc avem:
Conceptul evenimentului – dacă vorbim de o petrecere tematică precum (Halloween, Crăciun, etc.) atunci lucrurile sunt simple. Conceptul este de la sine ales, dar asta nu înseamnă că nu poți oferi mai multă personalitate, adăugând un dress code, un stil muzical sau un decor specific acestui eveniment. De exemplu, putem organiza un Crăciun All White sau un Halloween cu personaje de basm. O tematică bine aleasă va entuziasma invitații, care vor împărtăși totul virtual pe rețelele de socializare, iar asta înseamnă un plus de imagine pentru compania ta.
Alegerea locației – un party la birou sau o petrecere într-un restaurant? Răspunsul depinde doar de tipul evenimentului, ocazia organizării și cui i se adresează. Dacă scopul este acela de a închega echipa și de a le oferi un răgaz de relaxare, atunci o seară informală la birou poate însemna evenimentul perfect. Totuși, dacă celebrați un milestone sau o sărbătoare tradițională, alegerea firească ar fi un restaurant sau local care să se preteze ocaziei. Aici trebuie să ai în vedere numărul invitaților, facilitățile necesare și bineînțeles, recenziile locației.
Respectarea bugetelor – de cele mai multe ori, în cazul evenimentelor corporate, bugetele sunt setate anterior, iar limitele stabilite trebuie respectate. E dificil să ții o evidență bună atunci când notezi totul în agendă. Nici un tabel excel nu este cel mai acurat tot timpul, așa că EpicPlan a creat Calculatorul de Bugete, care îți spune exact unde te situezi cu cheltuielile, iar așa știi exact cât mai poți să investești.
Aranjarea la mese – aici vorbim în principal de evenimentele cu iz mai festiv, cu un număr mai mare de invitați, care se cunosc sau poate nu între ei. Cel mai ușor este să le oferi invitaților oportunitatea de a se așeza după bunul plac, însă pentru o mai bună desfășurare a evenimentului, este bine să setezi tu locul pentru fiecare invitat în parte. Organizează-i pe echipe de lucru sau pe zonele de unde provin. Pe EpicPlan e simplu, trebuie doar să dai drag&drop din lista de invitați și mesele se aranjează singure.
Invitația – desigur, poți face un call prin care să anunți colegii sau clienții de evenimentul pe care urmează să îl planifici, însă este necesar să oferi și o invitație propriu-zisă. În zilele noastre ne bucurăm de mediul online și de tot ce ne oferă, așa că o invitație digitală este perfectă, mai ales că acum o poți crea și personaliza direct din platforma EpicPlan și o poți salva și distrubui mai departe.
Urmează un sezon cu multe oportunități de evenimente frumoase și suntem siguri că agenda ta e deja încărcată cu idei și task-uri, așa că te invităm să le transpui pe toate în platforma digitală de organizare evenimente EpicPlan și să te bucuri de un parcurs ușor și frumos în planificarea evenimentelor ce urmează.
